Para una adecuada gestión de proyectos, el éxito no sólo depende de la calidad de las herramientas que utilizamos, sino también de cómo las aplicamos en el círculo de trabajo. Este círculo, esencialmente humano, es el engranaje que mueve cualquier proyecto hacia su objetivo final. Por ello, el comprender y utilizar adecuadamente las herramientas disponibles es fundamental para el buen desarrollo de cualquier empresa, tanto grande como pequeña.
¿Qué es una EDT y para qué sirve?
¿Qué es una EDT y para qué sirve?
Una de las herramientas más valiosas es la Estructura de Desglose del Trabajo (EDT). Es una representación gráfica de un proyecto de manera muy descriptiva, se organiza dividiendo las actividades en diferentes niveles, alcanzando un grado de detalle necesario para planear y controlar de forma adecuada el proyecto.
Una EDT debe ser lo suficientemente detallada como para poder asignar fácilmente el trabajo a terceros y poder monitorear su estado de manera adecuada. En pocas palabras, puede decirse que una EDT es esencialmente el mapa que guía a todo el equipo hacia la meta final del proyecto.
En KINENERGY, entendemos que es fundamental seleccionar las herramientas adecuadas para optimizar el tiempo y los recursos disponibles. A continuación, veremos algunos ejemplos concretos de las herramientas más prácticas y cómo se aplican en la gestión de proyectos:
El cronograma es una herramienta esencial que permite planificar y organizar las actividades de un proyecto en una secuencia lógica y definir los plazos de ejecución. En proyectos pequeños, un cronograma bien elaborado ayuda a mantener el rumbo y garantiza que todas las tareas se completen a tiempo. Además, proporciona una visión clara de las fechas de inicio y finalización de cada actividad, lo que facilita la asignación de recursos y la identificación de posibles desviaciones en el plan.
El "tracking list" es una herramienta práctica utilizada en la gestión de proyectos para realizar un seguimiento detallado del progreso de las tareas y actividades. Este listado proporciona una vista general de todas las actividades planificadas y su estado actual, lo que permite a los equipos de proyecto identificar cualquier desviación o retraso en el plan y tomar medidas correctivas de manera oportuna.
El diagrama de ruta crítica ayuda a identificar las actividades más importantes y a priorizarlas para asegurar que el proyecto se complete dentro del plazo establecido, de esta manera las actividades tienen margen de flexibilidad y pueden retrasarse sin afectar el tiempo total del proyecto.
El diagrama de Gantt es una herramienta visual que muestra las actividades del proyecto en forma de barras horizontales en un eje de tiempo, proporcionándonos una visión clara y detallada del progreso del proyecto, mostrando el inicio y la finalización de cada tarea, así como las dependencias entre ellas.
La matriz puede simplificar la gestión de datos y ayudar a los equipos a tomar decisiones informadas.
La matriz se ha vuelto especialmente invaluable dada su naturaleza más compacta de los proyectos y el flujo de trabajo que conllevan, pues nos proporciona una visión instantánea de todos los aspectos esenciales, lo que facilita enormemente la gestión y el seguimiento.
Dentro de esta matriz se pueden incluir aspectos de administración, como los gastos del proyecto y el plan de facturación, lo que nos brinda una visión completa y detallada de la situación financiera y administrativa de cada proyecto.
¿Cuándo es conveniente utilizar una herramienta como la matriz en un proyecto? La respuesta radica en la complejidad y el flujo de trabajo del proyecto en cuestión. Si nos encontramos ante un proyecto con un flujo de personas y trabajo pequeño, como hemos mencionado anteriormente, una herramienta como la matriz resulta altamente beneficiosa.
Caso práctico: Implementación en una Torre de Enfriamiento Híbrida
Caso práctico: Implementación en una Torre de Enfriamiento Híbrida
Para este caso, se utilizaron varias herramientas EDT para planificar y organizar las actividades del proyecto en la implementación de una torre de enfriamiento híbrida. Entre las herramientas utilizadas se destacan el cronograma y el Diagrama de Gantt.
El objetivo principal fue la implementación de una torre de enfriamiento híbrida para lograr ahorros significativos en el consumo de energía y agua. Los ahorros estimados son de una reducción de 70,000 kilowatts por año en el consumo de energía y una reducción de 2,600 metros cúbicos por año en el consumo de agua.
En este caso se propusieron dos escenarios para la implementación del proyecto, cada uno con su propio enfoque y planificación detallada:
El primero es el escenario de "ingeniería de detalle y supervisión", que implica una fase inicial de recopilación de información seguida de reuniones de planificación y supervisión continua durante la instalación.
El segundo es el escenario de "proyecto llave en mano", que abarca desde la ingeniería de detalle hasta la entrega e instalación completa de la torre de enfriamiento, con una atención especial a la coordinación con el cliente y la garantía de calidad.
En ambos escenarios, se utilizan herramientas EDT para planificar y organizar las actividades del proyecto, con un enfoque sistemático que incluye la elaboración de cronogramas detallados y la identificación de actividades clave en cada fase del proyecto.
En KINENERGY, destacamos la importancia de elegir las herramientas adecuadas para cada proyecto en función de su tamaño, complejidad y flujo de trabajo.
En proyectos de menor escala, es crucial seleccionar herramientas que sean simples, directas y eficientes, pues al comprender la importancia de adaptar las herramientas al tamaño del proyecto, podemos garantizar un flujo de trabajo adecuado y una ejecución efectiva de las metas empresariales.
Si tienes dudas o requieres asistencia para la consultoría y gestión de tu proyecto, no dudes en contactarnos ¡En KINENERGY, estamos felices de ayudarte!
Yareli Hernández
Administradora de Proyectos de Energía Jr.
Yareli cuenta con experiencia en Sistema de Gestión de la Calidad y Sistema de Gestión Ambiental, también tiene experiencia en Auditorías de Procesos y en Administración de Información Controlada. Cuenta con conocimiento de la ISO 9001:2015, ISO 9000:2015 e ISO 31000:2018, así mismo, tiene una certificación DC-3 en Seguridad Básica Nivel Superior. Yareli es egresada de la carrera Ingeniera en Energía de la Universidad Politécnica de Altamira.
Yareli se considera una persona honesta, amable y con gusto de prender nuevas cosas.
Yareli cuenta con experiencia en Sistema de Gestión de la Calidad y Sistema de Gestión Ambiental, también tiene experiencia en Auditorías de Procesos y en Administración de Información Controlada. Cuenta con conocimiento de la ISO 9001:2015, ISO 9000:2015 e ISO 31000:2018, así mismo, tiene una certificación DC-3 en Seguridad Básica Nivel Superior. Yareli es egresada de la carrera Ingeniera en Energía de la Universidad Politécnica de Altamira.
Yareli se considera una persona honesta, amable y con gusto de prender nuevas cosas.
