En la gestión de proyectos, el Project Charter o Acta de Constitución del Proyecto juega un papel clave al formalizar el inicio del proyecto al establecer los objetivos y alcance de manera clara. Este documento no solo proporciona una base sólida para el proyecto, sino que también ayuda a alinear a todas las partes interesadas (Stakeholders) en torno a un objetivo común.
Como lo mencionamos en nuestro artículo “Gestión efectiva de Stakeholders: claves para una comunicación exitosa”, el 80% del trabajo de un Project Manager se enfoca en la comunicación y negociación con los Stakeholders, mientras que solo el 20% se centra en la ejecución. Este equilibrio resalta la importancia de tener claridad y alineación desde el inicio, lo cual se logra a través del Project Charter.
Definición del proyecto según el PMI
Definición del proyecto según el PMI
El Project Management Institute (PMI), una organización global dedicada a establecer estándares en la gestión de proyectos, define un proyecto como “un esfuerzo temporal llevado a cabo para crear un producto, servicio o resultado único”. Un proyecto tiene un inicio y un fin claros, con objetivos específicos que se alcanzan mediante actividades interrelacionadas y el trabajo colaborativo de todos los interesados.
Para entender mejor cómo se desarrolla un proyecto, es útil visualizar su ciclo de vida, el cual se compone de diferentes fases: diseño, construcción y operación. Cada una de estas etapas involucra actividades y decisiones clave que permiten alcanzar el objetivo general del proyecto, ajustándose a las restricciones de tiempo, presupuesto y calidad.
¿Qué es un Project Charter?
¿Qué es un Project Charter?
El Project Charter es uno de los primeros documentos formales que se crean al iniciar un proyecto. También, se le conoce como el Acta de Constitución del Proyecto, y su propósito es definir de manera general el proyecto, sus objetivos, y los criterios básicos para su éxito.
En resumen, el Project Charter responde a preguntas como:
- ¿Qué se está solicitando?
- ¿Cuál es el objetivo del proyecto?
- ¿Cuánto tiempo llevará completarlo?
- ¿Quiénes lo solicitan y financian?
- ¿Cuáles son las restricciones y el presupuesto disponible?
- ¿Quiénes son los clientes?
- ¿Quién sería el líder del proyecto?
- ¿Cuáles son los supuestos?
- ¿Qué beneficios se esperan del proyecto?
- ¿Quiénes conformarán el equipo?
¿Qué debe incluir mi Project Charter?
¿Qué debe incluir mi Project Charter?
El Project Charter abarca toda la información básica y necesaria para establecer un proyecto. A continuación, detallamos los elementos principales que deben incluirse:
- Datos generales: se incluye la gerencia a cargo del proyecto, el nombre y clave del proyecto, la ubicación, el cliente o Sponsor, y los datos de contacto de los responsables.
- Descripción y antecedentes del proyecto: esta sección abarca los objetivos principales, justificación, y el contexto que fundamenta el proyecto. Aquí se presentan tanto los objetivos generales como los específicos, según el rol de cada entidad en el proyecto.
- Criterios de éxito y aprobación: los criterios de éxito permiten definir qué se considerará un resultado aceptable. A su vez, se establece la estructura de entregables y cómo estos serán evaluados para su aceptación.
- Alcance del producto y del proyecto: se diferencia entre el alcance del producto (resultado final, por ejemplo, un edificio multifamiliar) y el alcance del proyecto (las actividades necesarias para su entrega). En este ejemplo, la gerencia de proyectos asegura tareas como la supervisión, coordinación de equipos y gestión de riesgos, mientras que el equipo de diseño de arquitectura, si es parte del proyecto, tendría otras funciones específicas.
- Restricciones y supuestos: estos se definen para anticipar limitaciones y presunciones que podrían afectar el proyecto.
- Riesgos iniciales: el Project Charter debe incluir los riesgos identificados preliminarmente, que luego serán detallados en un plan de riesgos.
- Stakeholders y equipo de proyecto: se incluye a los interesados principales y al equipo de desarrollo, señalando roles y funciones.
- Hitos principales: se listan los hitos clave con sus fechas proyectadas y responsables.
- Presupuesto preliminar: aunque esta cifra es preliminar, se debe proporcionar un panorama general de los costos. Más adelante, en la fase de planificación, se detallarán los costos específicos.
- Fuentes de financiamiento: identificar las fuentes de financiamiento asegura que el proyecto tenga recursos sostenibles.
- Aprobación y firma del Project Charter: una vez completado, el Project Charter debe ser aprobado por los Stakeholders principales. Este paso es fundamental para que el proyecto avance oficialmente a la fase de planificación detallada.
Ejemplo de un Project Charter
Ejemplo de un Project Charter
Para ilustrar mejor cómo se estructura un Project Charter, imaginemos un proyecto de construcción de una vivienda multifamiliar asequible. Este documento empezaría con información general, como la versión del documento, las personas que lo desarrollaron y revisaron, así como sus respectivos roles. Luego, se especifica el nombre y la ubicación del proyecto, y el nombre del patrocinador, junto con los datos de contacto.
A continuación, serían los antecedentes, la justificación y los objetivos, clasificados en generales y específicos. Asimismo, los criterios de éxito se establecen de forma general, mientras que en la fase de planificación se definirán con más precisión, al igual que los planes de calidad.
Por último, también se incluye el alcance, las restricciones y los supuestos, y se hace una lista preliminar de los riesgos identificados.
¿Por qué es importante el Project Charter?
¿Por qué es importante el Project Charter?
El Project Charter es mucho más que un documento inicial; es la guía que permite a todos los involucrados visualizar el propósito, alcance y dirección del proyecto, proporcionando una base sólida para una gestión eficaz.
Al contar con un Project Charter detallado y aprobado, el equipo de trabajo puede proceder con confianza hacia la planificación detallada, la ejecución y, finalmente, la conclusión exitosa del proyecto.
En KINENERGY, contamos con la experiencia y el conocimiento necesario para ayudarte a estructurar tus proyectos de forma sólida y alineado con tus objetivos. Si deseas recibir asesoría en cualquier etapa de la gestión de tu proyecto, no dudes en dejarnos tus datos.
Mari Pavón
Líder BIM
Líder BIM
