KINENERGY - Insights #Cronograma del Proyecto

Herramientas EDT y su uso para una gestión efectiva en los proyectos

Wed, 14 Feb 2024 12:36:14 -0600

Para una adecuada gestión de proyectos, el éxito no sólo depende de la calidad de las herramientas que utilizamos, sino también de cómo las aplicamos en el círculo de trabajo. Este círculo, esencialmente humano, es el engranaje que mueve cualquier proyecto hacia su objetivo final. Por ello, el comprender y utilizar adecuadamente las herramientas disponibles es fundamental para el buen desarrollo de cualquier empresa, tanto grande como pequeña.

¿Qué es una EDT y para qué sirve?

Una de las herramientas más valiosas es la Estructura de Desglose del Trabajo (EDT). Es una representación gráfica de un proyecto de manera muy descriptiva, se organiza dividiendo las actividades en diferentes niveles, alcanzando un grado de detalle necesario para planear y controlar de forma adecuada el proyecto.

Una EDT debe ser lo suficientemente detallada como para poder asignar fácilmente el trabajo a terceros y poder monitorear su estado de manera adecuada. En pocas palabras, puede decirse que una EDT es esencialmente el mapa que guía a todo el equipo hacia la meta final del proyecto.

En KINENERGY, entendemos que es fundamental seleccionar las herramientas adecuadas para optimizar el tiempo y los recursos disponibles. A continuación, veremos algunos ejemplos concretos de las herramientas más prácticas y cómo se aplican en la gestión de proyectos:

El cronograma es una herramienta esencial que permite planificar y organizar las actividades de un proyecto en una secuencia lógica y definir los plazos de ejecución. En proyectos pequeños, un cronograma bien elaborado ayuda a mantener el rumbo y garantiza que todas las tareas se completen a tiempo. Además, proporciona una visión clara de las fechas de inicio y finalización de cada actividad, lo que facilita la asignación de recursos y la identificación de posibles desviaciones en el plan.

El "tracking list" es una herramienta práctica utilizada en la gestión de proyectos para realizar un seguimiento detallado del progreso de las tareas y actividades. Este listado proporciona una vista general de todas las actividades planificadas y su estado actual, lo que permite a los equipos de proyecto identificar cualquier desviación o retraso en el plan y tomar medidas correctivas de manera oportuna.

El diagrama de ruta crítica ayuda a identificar las actividades más importantes y a priorizarlas para asegurar que el proyecto se complete dentro del plazo establecido, de esta manera las actividades tienen margen de flexibilidad y pueden retrasarse sin afectar el tiempo total del proyecto.

El diagrama de Gantt es una herramienta visual que muestra las actividades del proyecto en forma de barras horizontales en un eje de tiempo, proporcionándonos una visión clara y detallada del progreso del proyecto, mostrando el inicio y la finalización de cada tarea, así como las dependencias entre ellas.

La matriz puede simplificar la gestión de datos y ayudar a los equipos a tomar decisiones informadas.

La matriz se ha vuelto especialmente invaluable dada su naturaleza más compacta de los proyectos y el flujo de trabajo que conllevan, pues nos proporciona una visión instantánea de todos los aspectos esenciales, lo que facilita enormemente la gestión y el seguimiento.

Dentro de esta matriz se pueden incluir aspectos de administración, como los gastos del proyecto y el plan de facturación, lo que nos brinda una visión completa y detallada de la situación financiera y administrativa de cada proyecto.

¿Cuándo es conveniente utilizar una herramienta como la matriz en un proyecto? La respuesta radica en la complejidad y el flujo de trabajo del proyecto en cuestión. Si nos encontramos ante un proyecto con un flujo de personas y trabajo pequeño, como hemos mencionado anteriormente, una herramienta como la matriz resulta altamente beneficiosa.

Caso práctico: Implementación en una Torre de Enfriamiento Híbrida

Para este caso, se utilizaron varias herramientas EDT para planificar y organizar las actividades del proyecto en la implementación de una torre de enfriamiento híbrida. Entre las herramientas utilizadas se destacan el cronograma y el Diagrama de Gantt.

El objetivo principal fue la implementación de una torre de enfriamiento híbrida para lograr ahorros significativos en el consumo de energía y agua. Los ahorros estimados son de una reducción de 70,000 kilowatts por año en el consumo de energía y una reducción de 2,600 metros cúbicos por año en el consumo de agua.

En este caso se propusieron dos escenarios para la implementación del proyecto, cada uno con su propio enfoque y planificación detallada:

El primero es el escenario de "ingeniería de detalle y supervisión", que implica una fase inicial de recopilación de información seguida de reuniones de planificación y supervisión continua durante la instalación.

El segundo es el escenario de "proyecto llave en mano", que abarca desde la ingeniería de detalle hasta la entrega e instalación completa de la torre de enfriamiento, con una atención especial a la coordinación con el cliente y la garantía de calidad.

En ambos escenarios, se utilizan herramientas EDT para planificar y organizar las actividades del proyecto, con un enfoque sistemático que incluye la elaboración de cronogramas detallados y la identificación de actividades clave en cada fase del proyecto.

En KINENERGY, destacamos la importancia de elegir las herramientas adecuadas para cada proyecto en función de su tamaño, complejidad y flujo de trabajo.

En proyectos de menor escala, es crucial seleccionar herramientas que sean simples, directas y eficientes, pues al comprender la importancia de adaptar las herramientas al tamaño del proyecto, podemos garantizar un flujo de trabajo adecuado y una ejecución efectiva de las metas empresariales.

Si tienes dudas o requieres asistencia para la consultoría y gestión de tu proyecto, no dudes en contactarnos ¡En KINENERGY, estamos felices de ayudarte!

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Yareli Hernández

Administradora de Proyectos de Energía Jr.

Yareli cuenta con experiencia en Sistema de Gestión de la Calidad y Sistema de Gestión Ambiental, también tiene experiencia en Auditorías de Procesos y en Administración de Información Controlada. Cuenta con conocimiento de la ISO 9001:2015, ISO 9000:2015 e ISO 31000:2018, así mismo, tiene una certificación DC-3 en Seguridad Básica Nivel Superior. Yareli es egresada de la carrera Ingeniera en Energía de la Universidad Politécnica de Altamira.
Yareli se considera una persona honesta, amable y con gusto de prender nuevas cosas.

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¿Cómo llevar a cabo la gestión de riesgos en los proyectos?

Wed, 26 Jan 2022 16:33:08 -0600

¿Qué es la gestión de riesgos?

La gestión de riesgos es un proceso que permite identificar, evaluar y planificar la respuesta a riesgos negativos o riesgos positivos también llamadas oportunidades.

El realizar una correcta gestión de los riesgos ayuda a la organización a prevenir muchos problemas y a que otros tengan una menor probabilidad y/o impacto.

¿Cómo se realiza la gestión de riesgos?

Primero, necesitamos definir un plan de gestión de riesgos, el cual es un conjunto de procedimientos, prácticas y estándares que nos permitirán saber cómo gestionaremos los riesgos.
El siguiente paso es identificar los riesgos del proyecto que estaremos gestionando. Para este paso nos podemos apoyar de la experiencia previa de proyectos similares.
Realizar un análisis cualitativo: Este análisis es una evaluación subjetiva que depende de la persona que lo esté haciendo. Para esta actividad podemos usar herramientas como una matriz de probabilidad e impacto.

Realizar un análisis cuantitativo: Este caso implica analizar numéricamente la probabilidad e impacto de un riesgo. Esto nos da una evaluación más objetiva que pudiera apoyarnos para definir reservas en presupuesto o cronograma. Para esta actividad podemos apoyarnos de herramientas de simulación por software, como el análisis Monte Carlo o análisis mediante árbol de decisiones entre otras herramientas.
Planificar la respuesta a los riesgos: Una vez que identificamos los principales riesgos del proyecto, necesitamos saber que vamos a hacer con cada uno de ellos. Este proceso nos permitirá enfocar nuestro esfuerzo en los riesgos de mayor relevancia y a su vez, mantener un monitoreo en los demás riesgos del proyecto.
En la planificación de la respuesta a los riesgos encontramos la forma para reducir o eliminar amenazas y mejorar o ampliar nuestras oportunidades.

Algunas soluciones que puede haber a nuestros riesgos negativos son: evitar, mitigar, transferir, mientras que, para nuestros riesgos positivos los podemos explotar, mejorar o compartir.

En KINENERGY utilizamos las mejores prácticas para la gestión de proyectos de nuestros clientes aportando así soluciones con conocimiento que contribuyen al éxito de sus proyectos. ¡Contáctanos!

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Cronogramas desde la visión de un Project Manager Professional

Wed, 12 May 2021 11:33:55 -0500

¿Qué son los cronogramas?

Un cronograma es la representación gráfica de un conjunto de tareas, actividades o eventos ordenados en el tiempo. Los cronogramas son una herramienta de gestión de proyectos, pues permiten planificar en función del tiempo y de los objetivos, todas las actividades que necesitemos llevar a cabo para la culminación de un trabajo. Su principal objetivo es el planeamiento y control de un conjunto de tareas o actividades en el tiempo, lo cual además permite maximizar el aprovechamiento del tiempo y aumentar la productividad.

¿Cómo obtener el cronograma del proyecto?

Según la definición de la Guía PMBOK (Project Management Body of Knowledge), el cronograma del proyecto es una salida de un modelo de programación que presenta actividades vinculadas con fechas planificadas, duraciones, hitos y recursos.

Desarrollar el cronograma del proyecto consiste en integrar los procesos anteriores, es decir, definir y secuenciar actividades y estimar los recursos de los mismos para crear el cronograma del proyecto. Normalmente este proceso es llevado a cabo mediante una herramienta de planificación y suele ser también, un proceso iterativo que determina las fechas de comienzo y de fin para las actividades planificadas. Iterativo porque muy probablemente requiera de una o varias revisiones de los estimados de duración y recursos para desarrollar un cronograma de proyecto realista y aprobado que servirá como línea de base con respecto a la cual mediremos el avance real del proyecto.

El PMBOK incluye un área específica dedicada a la gestión del cronograma, la cual es la mayor de todas al estar formada por 7 procesos:

Planificar la gestión del cronograma.
Definir las tareas a incluir en el cronograma.
Definir la secuencia en que se llevarán a cabo las tareas.
Estimar los recursos necesarios para cada tarea.
Estimar las duraciones de las tareas.
Desarrollar el cronograma.
Controlar el cronograma.

Además de estas áreas, ideas y herramientas para controlar el cronograma en la vida de un proyecto, deberíamos de considerar una lista de hitos importantes que podrían impactar en la puesta en marcha de los equipos MEPF (Mechanical, Electrical, Plumbing and Fire) en un proyecto, particularmente los ENERGÉTICOS. Nos referimos a los materiales o recursos que, sin los cuales, algunos equipos no podrían ser arrancados y/o ajustados al optimo nivel de desempeño.

Los energéticos que podrían ser considerados más comunes son:

Energía eléctrica.
Suministro de agua.
Gas.

Se sugiere que durante el tiempo de vida del proyecto el cronograma o calendario se esté actualizando constantemente de acuerdo con el movimiento y desenvolvimiento de los hitos importantes con relación a estos energéticos.

En KINENERGY, nuestros PMPs dedican especial atención a contar con un cronograma correctamente construido y actualizado, ya que sabemos que es clave para la consecución correcta de los proyectos en los que nos involucramos. Si te interesa saber más sobre este tema, ¡platiquemos!

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Miguel Paredes

Coordinador Cx

Ingeniero Industrial con experiencia en gestión de proyectos, con capacidad de comunicación efectiva, integración de las diferentes partes del proyecto, seguimiento de estrategias de seguimiento de rutas críticas, con la experiencia necesaria en el área de Gestión de Instalaciones para determinar y seguir los requerimientos del cliente final y con especialidad en sistemas de automatización y seguridad (BMS, FAS, FLS, CCTV, etc).

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¿Proyecto de construcción? Conoce las ventajas de un correcto proceso de diseño

Wed, 31 Mar 2021 09:10:00 -0600

En el ramo de la construcción siempre está en juego el tiempo y el correcto aprovechamiento de los recursos. Por eso, tener un proceso de diseño definido en fases se vuelve primordial. Así obtendremos un proyecto con un presupuesto fijo y con un cronograma de trabajo preciso. Tener un proceso definido en fases y a su vez en etapas, implica mayor número de retroalimentaciones y por ende, una comunicación más eficiente.

¿Qué pasa si no se tiene un proceso de diseño?

Un proyecto puede llegar a ser más caro por retrasos y equivocaciones al pedir equipos.

El proceso propuesto se divide en 3 fases, con el objetivo de evitar errores durante la construcción, cumplir con los requerimientos del cliente y coordinar las áreas de ingenierías y arquitectura. Esto es posible porque en cada fase se realizan controles de calidad, retroalimentación y comunicación constante entre todos los involucrados.

Las fases de nuestro proceso de diseño son:

Fase 1: Pre-Diseño.

Fase 2: Diseño.

Fase 3: Implementación.

Fase 1: Pre-Diseño

Esta fase consiste en determinar con el cliente los requerimientos del proyecto e incluye las siguientes actividades:

Visitas de inspección visual en sitio.

Realizamos esta actividad en caso de remodelaciones, adecuaciones y de proyectos nuevos de comercial interior. En estas visitas verificamos el estado actual de los equipos mayores y analizamos la viabilidad de reutilizar lo instalado, de esta forma reducimos los costos de ejecución.

Desarrollo de OPR (Owner's Project Requirements).

Como su nombre lo indica, es el documento con el cual sabremos qué es lo que el cliente requiere; Así tenemos una clara definición de los requerimientos del propietario y los resultados que se pretenden alcanzar en la operación y la administración del desarrollo. Este documento es desarrollado en conjunto con el cliente.

Desarrollo de BoD.

En las bases de diseño plasmamos la intención del diseño de las instalaciones. Se trata de un documento que debe contener lo siguiente:

Descripción del proyecto.
Cuadro de áreas.
Fases constructivas.
Descripción del sistema.
Consideraciones generales.
Normas.
Tipos de equipos.
Suposiciones para cálculos.
Procedimientos analíticos y herramientas.
Condiciones ambientales.
Condiciones limitantes.
Supuestos operativos.

Desarrollo de planos conceptuales.

Estos planos son las arquitecturas básicas de los sistemas, donde determinamos qué tecnologías colocamos y qué soluciones se utilizarán en el proyecto. Las arquitecturas básicas comprenden los siguientes documentos:

Diagrama en corte o unifilar (arquitecturas).
Equipos principales y sus consideraciones.
Cargas principales (presunción).
Interacción con otros sistemas.

Fase 2: Diseño

En esta fase entramos de lleno en la solución del proyecto. Ya tenemos las definiciones, los requerimientos y los planos arquitectónicos definidos.

Esta fase se divide en 3 etapas:

Diseño esquemático.
Desarrollo de diseño.
Documentos constructivos.

Etapa: Diseño esquemático.

Se realizan los cálculos primarios, como lo son el balance térmico y la corrida hidráulica, para obtener una propuesta de equipos y poder sembrarlos en planos, así como definir las áreas técnicas. Además, se empiezan a revisar los requerimientos eléctricos de otras disciplinas, para poder calcular las cargas del proyecto. Finalmente, se actualizan las bases de diseño, si es que hubo cambios en los alcances.

Etapa: Desarrollo de diseño.

En esta etapa se reciben los comentarios por parte del cliente y se ajustan los documentos. Por otra parte, se definen las trayectorias de las canalizaciones, se generan diagramas unifilares y cuadros de equipos, y se desarrollan las memorias de cálculo y memorias descriptivas. También se puede empezar a realizar los catálogos de conceptos, pero sólo con las cantidades de los equipos.

Etapa: Documentos constructivos.

En esta etapa se coloca la cédula de las canalizaciones y se concluyen los diagramas unifilares y los cuadros de equipos. Asimismo, se generan los planos de detalles constructivos y se complementan las memorias descriptivas y memorias de cálculo.

Por último, se entrega un catálogo de conceptos de equipos, canalizaciones y cableado.

Fase 3: Implementación

En esta fase se hace el acompañamiento en la etapa de construcción del proyecto, se responden RFIs y se realizan visitas periódicas para la solución de conflictos.

Estas 3 fases y sus respectivas etapas son las que realizamos en el proceso de diseño; se desarrollaron con base en los estándares de AIA, RIBA, BSRIA BG6, ISO 19650. Utilizar los distintos estándares ha dado resultados positivos ya que permite tener un entendimiento global de las necesidades de los clientes de otros continentes y entender cómo ven el proceso de diseño en sus países. Así, podemos conocer las expectativas del cliente, tanto técnicas como económicas, y acompañarlo en la tropicalización de su proyecto, generando la seguridad y la confianza que el cliente necesita.

No dejes tu proyecto de construcción en riesgo. No tener un correcto proceso de diseño es una invitación abierta para retrasos, retrabajos, presupuestos excedidos y errores que pueden significar el fracaso total de la inversión. Acércate a los expertos. ¡Hagamos contacto!

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Arturo Cruz

Coordinador de ingenierías

Coordinador de la División de Ingeniería de KINENERGY, es Ingeniero en Mecatrónica, con más de 8 años de experiencia en el desarrollo de proyectos de Ingeniería especializado en sistemas especiales. Ha colaborado en proyectos de diversos sectores; edificios de usos mixtos, corporativos de oficinas, hotelería, comercios etc.