Ciclo de Deming, un aliado en la mejora continua

Entender el concepto de calidad y los intentos por mejorarlo son sin duda los propósitos que motivan a realizar mejoras en los procesos. Las organizaciones utilizan metodologías que permiten estructurar sus procesos y así identificar oportunidades de mejora, algunas metodologías comúnmente empleadas son: Six Sigma, Kaizen o Lean.

Estas metodologías son diferentes, pero comparten una base fundamental: El modelo de mejora continua o también conocido como Ciclo de Deming.

El Ciclo de Deming solía tener las bases de Planeación, Ejecución, Revisión y Acción, pero como en todo proceso de mejora continua y con el tiempo ha evolucionado para abarcar los siguientes puntos:

Planeación (Plan)

La fase inicial requiere identificar un propósito o meta que queremos cumplir, así como que se definan las métricas para evaluación y que se ponga en acción un proceso. Aquí debemos establecer los objetivos y procedimientos que serán necesarios para que se obtengan resultados de acuerdo con lo que esperamos.

En el primer paso del Ciclo de Deming debemos planear nuestros objetivos. Es una etapa práctica y teórica ya que deseamos probar y analizar lo que actualmente está mal en el proceso y puede ser mejorado. Es un intento por entender los posibles cambios para resolver estos problemas o para crear algo diferente; buscamos identificar operativamente estos cambios pueden ser manejados y logrados. Finalmente, esperamos predecir los resultados de las mejoras al proceso.

Ejecución (Do)

Ejecutar el plan con pequeñas actividades en circunstancias controladas. No basta solamente decidir generar un cambio y súbitamente alterar todas las operaciones, es vital manejar lenta e iterativamente mientras se prueban diferentes hipótesis. Usando estudios que puedan ser comparados con grupos de control nos ayuda a entender mejor los <span style="font-size:12.0pt;font-size:12.0pt;"> </span> recibidos permitiendo no solamente mejorar el resultado, sino que nos permiten entender exactamente la razón de la mejora y el resultado de los cambios realizados.

Estudiar (Study)

Los resultados de la planeación e implementación se revelarán en esta etapa; sin embargo, los resultados son más que simplemente lograr mejorar el proceso. Los resultados nos mostraran si el proceso se mejoró por las razones que pensamos mejorarían, además, se debe incluir si fuimos capaces de predecir los diferentes resultados, como:

· ¿Los resultados cumplieron con las predicciones?

· ¿En qué medida los resultados difieren y por qué?

La pregunta no es ¿funcionó?; la pregunta sería ¿por qué funcionó?

Acción (Act)

Actuar es el último paso en el ciclo y el primero del próximo. En un sentido práctico la etapa de actuar es el resultado de implementar las acciones de un ciclo controlado en un proceso. Si el estudio de resultados muestra que la planeación implementada en la ejecución es una mejora en el proceso anterior hemos mejorado un proceso nuevo.

Por el contrario, si el estudio de resultados muestra que la planeación implementada en la ejecución no es una mejora en el proceso anterior, entonces mantenemos el proceso e iniciamos con un plan diferente.

Para implementar el Ciclo de Deming es necesario considerar ciertos principios:

Principio 1: Las mejoras están basadas en pequeños cambios, no en cambios de paradigma o reinvenciones

Cambios significativos pueden amenazar y desestabilizar a las organizaciones. El modelo de mejora continua reduce los temores y aumenta la velocidad en las mejoras, generando pequeños cambios e incrementando los mismos. Siguiendo este principio, la organización no necesita esperar a que se realice un cambio estratégico o el lanzamiento de un nuevo producto.

Cualquier idea que reduzca perdidas, acelere la producción, reduzca defectos o permita a los colaboradores desarrollar nuevas habilidades vale la pena explorarla. Adicionalmente, este acercamiento permite considerar propuestas simples para mejorar procesos y permitir a los colaboradores realizar su mejor esfuerzo.

Principio 2: Las ideas de los colaboradores son valiosas

Identificar oportunidades de mejora recae fundamentalmente en la participación de los colaboradores, no solamente de los líderes ya que son los colaboradores quienes conviven cotidianamente con los conflictos y por lo tanto conocen formas de resolverlos.

Principio 3: Los colaboradores se involucran y se adueñan de las mejoras

Cambiar la manera en que los colaboradores hacen las cosas suele ser complicado. Sin embargo, implementar acciones propuestas por los colaboradores inspira la necesidad de realizar estos cambios, permitirles generar su propio trabajo para identificar oportunidades de mejora, darles seguimiento a sus ideas, reconocer su trabajo y observar el resultado de su esfuerzo suele contribuir a que se generen las mejoras que buscamos.

Cuando las personas observan los reconocimientos y recompensas por su trabajo tienden a aumentar el esfuerzo. Mejorar la participación de los colaboradores afecta la retención de los mismos, el servicio al cliente, la calidad y reclutamiento.

Principio 4: Implementar las mejoras típicamente no generan costos

Los colaboradores pueden enfocarse en cambios que pueden lograrse sin invertir demasiado; muchas ideas consisten en eliminar pasos en los procesos en lugar de agregarlos, lo que significa una medida para asegurar que cada una de las actividades agregan valor al cliente y reducen desperdicio de tiempo.

Principio 5: Las mejoras se miden y potencialmente pueden repetirse

En muchas ocasiones no es suficiente realizar un cambio y llamarlo una mejora. Para lograr resultados reales es necesario medir el impacto de estos; lo que nos permite determinar si los cambios pueden ser aplicados a diferentes problemas.

Los indicadores de la mejora pueden ser: ahorro en costos, incremento de ganancias, satisfacción del cliente, reducción de fallas de accidentes.

Por otra parte, la retroalimentación constante es un aspecto fundamental del proceso de mejora continua. Durante cada fase de implementación de las mejoras la comunicación es fundamental tanto para el resultado final como para la participación de los colaboradores.

Beneficios y desventajas de utilizar el ciclo de Deming