La toma de decisiones se relaciona con los movimientos detectados dentro de los procesos de una organización; comúnmente se vincula con la resolución de problemas, lo cual desde su concepción es una tarea critica debido a que los problemas que no se atacan en tiempo se pueden volver parte del presente y futuro de la organización.
La manera más efectiva para la toma de decisiones es que nos fundamentemos en datos duros, apoyándonos en la obtención y el procesamiento de información, para así asegurar la certeza en dichas decisiones y de sus beneficios esperados.
Pero ¿de dónde puedo obtener la información necesaria para fundamentar mis decisiones? La respuesta parece simple, con el monitoreo de los procesos. Tener el registro de datos nos da la oportunidad de estar monitoreando el estado actual de ciertos indicadores y métricas que son importantes para todas las operaciones.
¿Cómo documento mis procesos?
¿Cómo documento mis procesos?
Existe una gran variedad de herramientas Six Sigma que nos brindan el soporte para, no solo documentar los procesos organizacionales, si no también medirlos. Con la correcta recolección de datos podemos empezar a utilizar herramientas estadísticas que nos permiten validar las decisiones internas de nuestra organización.
Una de las herramientas que se hacen a nivel macro y que nos permitirá visualizar los procesos completos y las conexiones entre operaciones es SIPOC, la cual es una herramienta que separa las variables de manera gráfica (proveedores, entradas, procesos, salidas, clientes y requerimientos).
SIPOC nos proporciona una perspectiva gráfica de las etapas de un proceso en conjunto con proveedores clave, entradas, salidas y usuarios.
Su implementación se puede resumir en 6 pasos:
1. Definir el proceso
a. Nombrar el proceso: Asignar un nombre corto que debe abarcar todo el proceso en cuestión.
b. Identificar límites del proceso: Definir al dueño del proceso y asegurar que tiene control sobre todo el proceso, de lo contrario debemos marcar límites para asegurar que problemas y oportunidades de la mejora se encuentran dentro de estos.
2. Salidas del proceso. Enlistar lo que el proceso debe entregar al cliente (interno o externo). Es importante listar las salidas actuales, no las deseadas o futuras.
3. Clientes. Identificar quiénes reciben las salidas enlistadas en el punto 2 (pueden ser clientes externos o internos).
4. Identificar requerimientos de salidas. Enlistar cuáles son las características o qué es lo que espera cada cliente de cada salida, estos requerimientos deben ser específicos.
5. Entradas del proceso. Identificar que necesita el proceso para generar las salidas esperadas. Para esta sección, nos podemos apoyar de las 6M´S para encontrar todas las entradas de alto nivel (mano de obra, material, método, medición, máquina, medio ambiente, etc.).
6. Proveedores. Verificar quiénes proporcionan las entradas al proceso, pueden ser internos o externos y cada entrada debe tener al menos un proveedor.
Al terminar de identificar y registrar todos aquellos procesos de alto nivel de la organización, es importante identificar los indicadores que nos servirán para controlar los procesos documentados, debemos recordar que estos pueden ser de cuatro tipos: eficacia, eficiencia, calidad y economía; no limitando que el indicador puede pertenecer a más de un tipo.
Para más información de cómo definir el indicador o indicadores ideales para tu proceso, se puede consultar el artículo “Aspectos básicos para el desarrollo de indicadores empresariales”.
¿Cómo tomamos decisiones?
¿Cómo tomamos decisiones?
- La estadística
Después de la definición de procesos y de indicadores, la Estadística será la manera más efectiva para la toma decisiones, ya que estará fundamentada en datos duros.
La estadística se ocupa de la recolección, orden y análisis de un conjunto de datos con el fin de obtener explicaciones y predicciones sobre eventos en específico. Consiste en métodos, procedimientos y fórmulas que permiten recolectar información para luego analizarla y extraer de ella conclusiones relevantes. Nos podremos apoyar de las dos ramas de la estadística para analizar a diferente nivel nuestros datos obtenidos.
La estadística descriptiva nos dará información cuantitativa sobre un conjunto de datos que pueden usarse y analizarse para describir la situación actual. Estos datos se suelen procesar para arrojar indicadores, gráficos y tablas utilizando medidas típicas.
La estadística Inferencial, va más allá de la descriptiva, utiliza métodos para hacer predicciones, generalizaciones y conclusiones a partir de los datos analizados en función de un grado de incertidumbre conocido.
Identificación de desperdicios del proceso
Identificación de desperdicios del proceso
¿Qué es un desperdicio del proceso?
Es aquello que no genera valor agregado, comúnmente, es una actividad que necesita recursos para ser ejecutada y no agrega ningún valor hacia el servicio y por ende genera gasto, estas deben ser reducidas o eliminadas.
Al exponer los desperdicios que la empresa tiene, se toman decisiones que generan ahorros considerables. El desarrollar una cultura de identificación de desperdicios dentro de nuestra organización nos permite promover un ambiente más eficiente y productivo.
Los desperdicios dentro de los procesos se pueden clasificar en ocho:
1. Espera: Es el tiempo muerto en el que el colaborador está esperando por información, materia prima o algún proceso anterior.
2. Defectos: Servicio o producto que no cumple con los requerimientos o especificaciones del cliente, comúnmente termina en retrabajos.
3. Movimiento: Movimiento de los colaboradores que no agrega valor al producto o servicio.
4. Transportación: Movimiento innecesario que se efectúa durante el flujo de un proceso.
5. Intelecto: Manejo ineficiente de las habilidades o el intelecto de un colaborador.
6. Sobreproducción: Producir más rápido o en mayor cantidad de lo que el cliente solicitó.
7. Inventario: Producto terminado o materia prima detenida, no tiene movimiento dentro del proceso.
8. Sobreprocesamiento: Es el esfuerzo excedido que no agrega ningún valor al cliente ni al proceso.
Identificar los desperdicios dentro de tus procesos te permitirá tomar decisiones operativas de control y de mejora.
Conclusión
Conclusión
A lo largo del articulo has logrado conocer como documentar procesos y los beneficios que puedes obtener al hacerlo, ahora es importante analizar si se cuenta con tal documentación y si es así, ¿esta información está siendo usada para tomar decisiones? Documentar procesos no es un lujo, es una necesidad para que las organizaciones crezcan a través de medir, controlar y mejorar continuamente.
